Bijna elk bedrijf heeft ermee te maken: klanten die hun rekeningen niet op tijd betalen. Zodra een klant een factuur niet binnen de afgesproken betalingstermijn voldoet, is hij een wanbetaler. Wanbetaling kan flink wat stress en onzekerheid opleveren, vooral wanneer openstaande betalingen zich opstapelen. Om uw bedrijf financieel gezond te houden, is het belangrijk om te weten hoe u het best kunt omgaan met wanbetalers. Hier delen we vijf effectieve tips om u daarbij te helpen.
Praktische tips om wanbetalers effectief aan te pakken
Met deze vijf tips helpt u uw debiteurenbeheer te optimaliseren, wanbetaling te verminderen en uw cashflow gezond te houden.
1. Voorkom problemen met duidelijke afspraken
Een duidelijke betalingsafspraak is de eerste stap om betalingsproblemen te voorkomen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de voorwaarden helder zijn: bepaal niet alleen de betalingstermijn (als er niets wordt afgesproken is de wettelijke betalingstermijn dertig dagen), maar ook eventuele consequenties bij te laat betalen (zoals wettelijke rente en incassokosten, of het inschakelen van een incassobureau of gerechtsdeurwaarder).
Deze betalingsafspraken kunt u op verschillende manieren communiceren, bijvoorbeeld door duidelijke algemene voorwaarden of een betaalbeleid op uw website te plaatsen. Of door deze afspraken in de offerte of opdrachtomschrijving te zetten. Zorg er ook voor dat deze afspraken op de factuur staan.
2. Houd uw administratie scherp en up-to-date
Een goed georganiseerde administratie helpt u om een beter overzicht te houden van openstaande betalingen. Zorg ervoor dat u tijdig facturen verstuurt en regelmatig de status van betalingen controleert. Door snel in actie te komen bij achterstallige betalingen, verkleint u het risico op grote betalingsachterstanden.
Nauwkeurige administratie geeft u bovendien waardevolle inzichten in het betaalgedrag van uw klanten. Door bijvoorbeeld te noteren welke klanten vaak te laat betalen, kunt u hen tijdig extra aandacht geven of vooraf betalingsherinneringen sturen. Daarnaast biedt een bijgewerkte administratie houvast bij gesprekken met klanten, omdat u direct inzicht heeft in eerdere betalingsafspraken en openstaande facturen. Het voorkomt verwarring en helpt u om consistent en professioneel over te komen, wat uw positie versterkt in het geval van eventuele discussies over betalingen.
Bij KroepSteghuis maken wij gebruik van een programma waarmee wij ook uw debiteurenbeheer kunnen automatiseren. Door een koppeling tussen uw boekhoudsysteem en ons programma, kunt u op eenvoudige wijze zelf uw debiteurenbeheer onder controle krijgen. Het programma laat bijvoorbeeld overzichtelijk zien welke facturen nog openstaan, van welke facturen de betalingstermijn is verstreken en welke debiteur een aanmaning moet krijgen. Ook kunt u met een druk op de knop openstaande vorderingen naar ons sturen, zodat wij het incassoproces van u kunnen overnemen.
U kunt deze debiteurenbeheer software zelf gebruiken, maar het is ook mogelijk om uw debiteurenbeheer volledig aan ons over te dragen. Tijdelijk of voor een langere periode. Informeer u gerust naar de mogelijkheden.
3. Neem tijdig contact op
Wanneer een betaling uitblijft, is het verstandig om op tijd contact op te nemen met de debiteur. Vaak is een vriendelijk telefoontje of een herinneringsmail voldoende om de klant te activeren. Ga in gesprek, toon begrip voor de situatie en zoek samen naar een oplossing. Hou er rekening mee dat er soms andere factoren meespelen, zoals een tijdelijke financiële krapte, ziekte of persoonlijke problemen.
Door open te communiceren, is de kans groter dat u alsnog een betaling ontvangt. Bovendien laat u zien dat u meedenkt en bereid bent tot een oplossing te komen. Dat versterkt de klantrelatie en voorkomt verdere escalatie.
4. Bied een betalingsregeling aan
Merkt u dat een debiteur écht moeite heeft met betalen, dan kan een betalingsregeling een oplossing bieden. Laat de debiteur de betaling bijvoorbeeld in termijnen voldoen. Dit helpt niet alleen om de relatie met de klant positief te houden, maar ook om op termijn het bedrag toch binnen te krijgen. Zorg er altijd voor dat u een schriftelijke overeenkomst maakt voor de afgesproken regeling. In deze overeenkomst staat welke termijnen en bedragen jullie zijn overeengekomen. Hiermee voorkomt u misverstanden en kunt u, indien nodig, eenvoudiger actie ondernemen als de regeling toch niet wordt nagekomen.
5. Schakel tijdig hulp in van een gerechtsdeurwaarder
Als vriendelijke herinneringen en betalingsregelingen niet werken, kan een gerechtsdeurwaarder uitkomst bieden. Een gerechtsdeurwaarder heeft de bevoegdheid om vorderingen te incasseren en kan het incassotraject van u overnemen. Door op tijd professionele hulp in te schakelen van de gerechtsdeurwaarders van Kroep Steghuis, voorkomt u verdere escalatie en vergroot u de kans om alsnog uw betaling te ontvangen. Bovendien biedt een gerechtsdeurwaarder juridische ondersteuning, mocht de zaak verder uit de hand lopen. Zo bespaart u tijd en energie en kunt u tegelijkertijd professioneel en effectief optreden richting uw zakelijke relaties.
Waarom standvastigheid essentieel is bij wanbetaling
Het kan lastig zijn om een strikte houding aan te nemen tegenover wanbetalers, zeker als u geen zakelijke relatie wilt verliezen. Toch is het belangrijk om vast te houden aan uw afspraken en betalingsbeleid. Zo zorgt u ervoor dat uw bedrijf financieel gezond blijft en u ook in de toekomst diensten kunt blijven verlenen aan uw klanten. Maak dus werk van elke openstaande factuur – hoe klein het bedrag ook is.
Neem controle over uw debiteurenbeheer
Met deze vijf tips kunt u als ondernemer beter omgaan met wanbetalers, uw cashflow verbeteren en ervoor zorgen dat u zich op uw corebusiness kunt richten. Heeft u vragen of kunnen wij u helpen met het incasseren van openstaande vorderingen? Wilt u meer informatie over de debiteurenbeheer software waarmee u op een eenvoudige manier uw debiteurenbeheer op orde kunt krijgen? Of wilt u uw debiteurenbeheer uit handen geven aan ons? Neem gerust contact met ons op. De gerechtsdeurwaarders van KroepSteghuis staan voor u klaar!
