Als uw klant uw factuur niet betaalt, is dat meestal flink frustrerend. U heeft immers uw dienst of product geleverd en verwacht een tijdige betaling. Niet alleen heeft u recht op uw geld; het is ook essentieel voor de gezondheid van uw bedrijf dat klanten hun facturen betalen.
Veel bedrijven kiezen ervoor om bij uitblijvende betalingen schriftelijke herinneringen en aanmaningen te sturen. Maar wist u dat een direct telefoongesprek met uw debiteur verrassend effectief kan zijn?
Hier zijn drie belangrijke redenen waarom u de telefoon zou moeten pakken bij een betalingsachterstand.
1. Directe communicatie voorkomt misverstanden
Een brief of e-mail kan gemakkelijk genegeerd of verkeerd begrepen worden. Wanneer u belt, heeft u de kans om direct met uw debiteur in gesprek te gaan en eventuele misverstanden uit de weg te ruimen. Soms blijkt een factuur niet eens ontvangen of – heel onschuldig – over het hoofd gezien te zijn.
Andere keren is er sprake van een onduidelijkheid over de geleverde diensten of producten. Door persoonlijk contact te zoeken, kunt u snel achterhalen waarom de betaling is uitgebleven en direct zoeken naar een oplossing.
Een telefoongesprek heeft daarnaast een persoonlijker karakter. Uw debiteur zal zich eerder verantwoordelijk voelen voor de openstaande betaling als hij met een mens spreekt, dan wanneer hij enkel een formele e-mail ontvangt. Dit vergroot de kans dat de betaling alsnog snel plaatsvindt.
2. U kunt sneller tot een betalingsafspraak komen
Schriftelijke communicatie kan tijd kosten. Uw brief of e-mail moet ontvangen, gelezen en verwerkt worden voordat er een reactie komt. Dit kan dagen of zelfs weken duren. Door te bellen, kunt u direct afstemmen met uw debiteur en een concrete afspraak maken over de betaling.
Misschien kan de debiteur het bedrag niet in één keer voldoen, maar is een betalingsregeling wel mogelijk. In een telefonisch gesprek kunt u de financiële situatie van de debiteur beter inschatten en samen een haalbare oplossing vinden.
Dit voorkomt dat een betalingsachterstand onnodig verder oploopt en u tijd en moeite moet steken in verdere incassomaatregelen.
3. Het behoud van de klantrelatie
Het incasseren van een openstaande factuur is belangrijk, maar de relatie met uw klant ook. Een harde, schriftelijke aanpak kan ervoor zorgen dat een klant zich aangevallen voelt en de samenwerking wil beëindigen.
Door telefonisch contact op te nemen, kunt u begrip tonen en laten zien dat u bereid bent om mee te denken. Dit kan helpen om de klantrelatie te behouden, terwijl u tegelijkertijd zorgt dat uw vordering wordt voldaan.
Bovendien kan een telefoongesprek u waardevolle inzichten geven in de situatie van de debiteur. Misschien heeft het bedrijf tijdelijk financiële problemen of speelt er iets anders waardoor de betaling vertraagd is. Dit stelt u in staat om empathisch te reageren en waar nodig maatwerk te leveren. Dit kan de goodwill en loyaliteit van uw klant versterken, wat op de lange termijn waardevol is voor uw bedrijf.
Hulp nodig bij openstaande vorderingen?
Eerlijk is eerlijk: een telefoongesprek is dan wel een krachtige manier om een betalingsachterstand op te lossen, maar toch lukt het niet altijd om tot een oplossing te komen. Als uw debiteur na meerdere pogingen nog steeds niet betaalt, dan is het verstandig om professionele hulp in te schakelen.
De gerechtsdeurwaarders van KroepSteghuis helpen u graag verder. Wij kunnen uw vorderingen innen op een juridisch correcte en respectvolle manier, met oog voor zowel uw belangen als de relatie met uw klant. Neem contact met ons op om te bespreken hoe wij u kunnen ondersteunen.
