Het beheren van openstaande facturen kan een behoorlijke uitdaging zijn voor bedrijven van elke omvang. Niet alleen kost het tijd; als debiteuren te laat betalen, kan dat een negatieve impact hebben op de financiële situatie en daardoor op de groei van het bedrijf. Gelukkig zijn er verschillende manieren om debiteuren aan te moedigen hun factuur tijdig te voldoen.
6 praktische tips om debiteuren sneller te laten betalen
Met deze effectieve strategieën kunt u debiteuren aanmoedigen om hun facturen op tijd te voldoen, waardoor uw cashflow verbetert en financiële stress afneemt.
1. Stuur duidelijke facturen en stuur ze op tijd
Een foutloze, gedetailleerde factuur is de eerste stap om betalingen te versnellen. Hoe helderder en overzichtelijker de factuur, hoe sneller klanten geneigd zijn om deze af te handelen. Zorg dat elke factuur essentiële gegevens bevat, zoals de vervaldatum, het exacte te betalen bedrag, en een helder overzicht van de geleverde producten of diensten. Vermeld ook het factuurnummer en relevante betalingsinstructies, zoals bankgegevens of een betaallink voor online betalingen. Dit voorkomt onduidelijkheden en minimaliseert de kans op terugkerende vragen of discussies.
Verstuur de factuur direct na het leveren van de dienst of het product, zodat de betaling sneller op de agenda van de klant staat. Een factuur die snel wordt ontvangen, blijft vers in het geheugen van de klant en zorgt ervoor dat betaling een prioriteit wordt.
2. Communiceer vooraf over de betaalvoorwaarden
Als u de betaalvoorwaarden vooraf duidelijk communiceert, kunt u verrassingen bij de debiteur voorkomen. Geef bijvoorbeeld aan of de betalingstermijn veertien, dertig of zestig dagen is. Stel de klant ook op de hoogte van mogelijke consequenties bij te late betalingen, zoals rente of extra kosten. Dit voorkomt verwarring en stelt grenzen.
Vervolgens is het van belang om consistent te zijn en de betalingstermijn, evenals de eventuele gevolgen, te hanteren. Zo leert uw klant uw manier van werken kennen, en is de kans kleiner dat uw klant bij toekomstige facturen wederom te laat betaalt. U laat immers zien dat u direct optreedt als uw klant te laat betaalt.
3. Bied aantrekkelijke betaalopties
Hoe gemakkelijker het voor debiteuren is om te betalen, hoe sneller ze geneigd zijn om hun facturen te voldoen. Het aanbieden van verschillende betaalmogelijkheden kan daarom een aanzienlijke impact hebben op de snelheid van betalingen. Denk aan opties zoals automatische incasso, creditcardbetalingen of online betalingen via platforms als iDEAL of PayPal.
Heeft uw bedrijf vaste klanten, dan kan een automatische betaling of abonnementsservice ideaal zijn. Zowel u als de klant is dan minder druk met de betaling.
Daarnaast kunt u overwegen om betalingen in termijnen toe te staan voor grotere bedragen. Klanten raken dan minder snel financieel ‘overbelast’.
Door na te denken over meerdere betaalopties, verlaagt u niet alleen de drempel voor een snelle betaling, maar laat u ook zien dat u met de klant meedenkt. Dit vergroot de kans dat facturen op tijd worden voldaan, en versterkt bovendien de klanttevredenheid en het vertrouwen in uw dienstverlening.
4. Voer een herinneringsschema in
Wacht niet tot een factuur lang openstaat voordat u contact opneemt met de debiteur. Regelmatige en tijdige herinneringen kunnen het verschil maken om klanten op het juiste spoor te houden. Begin bijvoorbeeld met een vriendelijk bericht vlak vóór de vervaldatum, waarin u de klant subtiel aan de naderende deadline herinnert. Dit helpt klanten om de betaling alvast in te plannen en voorkomt dat ze het over het hoofd zien.
Na de vervaldatum kunt u een tweede herinnering sturen, dit keer iets directer, om hen aan te sporen tot actie. Bij verdere vertraging kunnen opvolgende herinneringen steeds nadrukkelijker worden, maar blijven ze professioneel en beleefd.
Om het uzelf makkelijk te maken en consistent te blijven, kunt u gebruikmaken van een geautomatiseerd e-mail- of sms-herinneringssysteem. Met deze systemen kunt u herinneringen vooraf inplannen en personaliseren, zodat ze aansluiten bij de tone-of-voice van uw bedrijf.
Een goed georganiseerd herinneringsschema bespaart tijd, verlaagt de werkdruk en zorgt ervoor dat er geen facturen door de mazen van het net glippen. Consistent herinneren voorkomt vaak dat facturen onnodig lang open blijven staan en versterkt de betalingsdiscipline van uw klanten.
5. Bied korting voor snelle betaling
Een klein voordeel kan wonderen doen in de motivatie van debiteuren om tijdig te betalen. Overweeg bijvoorbeeld een korting van twee procent voor klanten die binnen tien dagen hun factuur voldoen. Dit soort kortingen werkt stimulerend en geeft klanten een extra reden om niet tot de vervaldatum te wachten. Bovendien zorgt het aanbieden van kortingen vaak voor een positieve wisselwerking met klanten, wat hen kan stimuleren om ook bij toekomstige facturen sneller te betalen.
Naast de directe financiële besparing kan het voor de klant ook andere voordelen opleveren: hij krijgt een betere relatie met uw bedrijf en bouwt vertrouwen op. Immers; uw klant heeft u ook nodig.
6. Bouw een goede relatie met klanten op
Relaties zijn de kern van elke succesvolle zakelijke transactie. Door een sterke band op te bouwen, kunt u klanten aanmoedigen om hun verplichtingen na te komen. Een open communicatiekanaal helpt hierbij. Check bijvoorbeeld periodiek of alles naar wens verloopt of dat er vragen zijn over betalingen. Het helpt ook als u weet welke persoon de betalingen doet. Zo kunt u persoonlijk contact onderhouden.
Daarnaast kunt u overwegen om een bedankje sturen na het voldoen van een factuur. Dit zal onverwacht zijn, maar zeker in goede aarde vallen. Het kan de betaling van toekomstige facturen ten goede komen.
Als niets werkt: De gerechtsdeurwaarder als uw laatste redmiddel
Het stimuleren van tijdige betalingen begint met heldere communicatie en het bieden van betaalgemak. Door slimme, strategische aanpassingen te maken, moedigt u uw klanten aan om op tijd te betalen. Dit draagt bij aan een gezonde cashflow en gemoedsrust voor uw bedrijf.
Soms lukt het, ondanks deze tips, niet om de debiteur aan te moedigen op tijd te betalen. Het inschakelen van een incassobureau of gerechtsdeurwaarder is dan onvermijdelijk. Dit is een laatste redmiddel, maar laat uw klanten wel weten dat u bereid bent deze stap te nemen als een betaling uitblijft. Deze extra druk kan het verschil maken.
Als het noodzakelijk is om de openstaande factuur over te dragen aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder, dan zijn wij van KroepSteghuis van harte bereid u te helpen. Het kan tijdrovend zijn om achter een onbetaalde factuur aan te blijven gaan. Wij nemen deze taak van u over en doen er alles aan om uw debiteur te laten betalen. Neem gerust contact met ons op als wij u hierbij kunnen helpen of draag meteen uw incasso aan ons over.
Slim debiteurenbeheer met onze handige tool
Wist u dat u uw boekhoudsysteem of ERP-systeem kunt koppelen aan een speciale tool die wij bij KroepSteghuis gebruiken? Met deze tool kunnen wij uw debiteurenbeheer overnemen. Hiermee hoeft u niet zelf achter onbetaalde facturen aan, maar kunnen wij dit voor u doen. Tijdelijk, bijvoorbeeld als u te maken heeft met ziekte of personeelstekort, of voor vast.
De gebruiksvriendelijke tool geeft per dag aan van welke facturen de betalingstermijn binnenkort verstrijkt, verstuurt aanmaningen met een druk op de knop en heeft ruimte voor het maken van gespreksnotities (bijvoorbeeld als er telefonisch contact is geweest met de debiteur en er afspraken zijn gemaakt).
Het is ook mogelijk om onze tool te koppelen met uw boekhoudprogramma zonder dat wij uw debiteurenbeheer overnemen. Naast dat uw debiteurenbeheer hiermee een fluitje van een cent wordt, is het grote voordeel dat u de vorderingen die niet betaald zijn, direct naar ons kunt doorzetten. Wij als gerechtsdeurwaarders nemen de vordering dan van u over en zetten alles op alles om uw klant te laten betalen.
Goed om te weten: de tool doet niets zonder uw goedkeuring. Dat betekent dat aanmaningen niet automatisch worden verstuurd en vorderingen nooit zomaar doorgezet worden naar de gerechtsdeurwaarder. U heeft altijd het laatste woord. Belangrijk, want soms komt het voor dat er persoonlijk contact is geweest met de debiteur en er afspraken zijn gemaakt voor het betalen van de factuur.
Volledig ontzorgd: Wij nemen uw debiteurenbeheer over
Wilt u dat wij uw debiteurenbeheer (tijdelijk) van u overnemen of wilt u meer weten over de tool? Neemt u dan gerust contact met ons op. We geven u graag meer informatie.
