Als ondernemer kunt u te maken krijgen met klanten die hun rekeningen niet op tijd betalen. Dit kan voor u extra kosten met zich meebrengen en onzekerheid veroorzaken over wanneer u uw geld ontvangt. Wanneer u als schuldeiser kosten moet maken om een vordering te innen, mag u deze kosten onder bepaalde voorwaarden in rekening brengen. Om te voorkomen dat deze incassokosten onbeperkt oplopen en om duidelijke regels te stellen, is op 1 juli 2012 de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) in werking getreden. In deze blog geven we een algemene toelichting op de WIK.
Wat zijn buitengerechtelijke incassokosten?
Buitengerechtelijke incassokosten zijn de kosten die u als schuldeiser maakt om een openstaande vordering te innen zonder tussenkomst van de rechter. Denk aan kosten voor het versturen van aanmaningen, telefoongesprekken en het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder, incassobureau of advocaat. Deze kosten mag u onder bepaalde voorwaarden en alleen als er daadwerkelijk incassohandelingen zijn verricht, doorberekenen aan uw debiteur.
WIK in de praktijk: Dit zijn de belangrijkste regels
De WIK helpt u als schuldeiser door vast te leggen welke incassokosten u mag rekenen, terwijl het voorkomt dat debiteuren met onredelijk hoge kosten worden geconfronteerd. De wet bevat de volgende kernpunten:
Hoeveel incassokosten mag u rekenen? Dit zijn de maximale bedragen
De WIK stelt een staffel vast voor de maximale incassokosten die u mag rekenen, gebaseerd op de hoogte van de openstaande vordering. Deze percentages lopen af naarmate de hoofdsom stijgt, met een minimum van € 40. De staffel ziet er als volgt uit:
- 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom
- 10% over de volgende € 2.500
- 5% over de volgende € 5.000
- 1% over de volgende € 190.000
- 0,5% over het meerdere, met een maximum van € 6.775
Voorbeeld: Bij een openstaande vordering van € 3.000 mag u maximaal € 425 aan incassokosten in rekening brengen:
15% over de eerste € 2.500 = € 375
10% over de resterende € 500 = € 50
Totaal: € 375 + € 50 = € 425
De 14-dagenbrief: verplicht voor consumenten
Voordat u incassokosten bij een consument in rekening mag brengen, bent u verplicht een kosteloze aanmaning te versturen, de zogenaamde 14-dagenbrief. Hierin geeft u de debiteur een termijn van veertien dagen om alsnog te betalen zonder bijkomende kosten. Deze brief moet voldoen aan specifieke eisen:
- Vermeld de hoofdsom: het openstaande bedrag moet duidelijk worden genoemd.
- Geef een termijn aan: de betalingstermijn is veertien dagen na verzending van de brief (tenzij de debiteur bewijst dat hij deze later heeft ontvangen).
- Waarschuw voor de incassokosten: het exacte bedrag aan incassokosten dat verschuldigd is als niet binnen de gestelde termijn wordt betaald.
Incassokosten zijn pas opeisbaar als de 14-dagenbrief correct is verstuurd en de debiteur niet tijdig betaalt. Dit is essentieel, want zonder deze brief kunnen er geen incassokosten worden opgelegd aan de debiteur.
Bij zakelijke debiteuren is deze aanmaning niet verplicht, tenzij anders is overeengekomen. Partijen mogen namelijk onderling andere afspraken maken over incassokosten in hun contract of algemene voorwaarden.
Zakelijke debiteuren? Dit is het minimumbedrag aan incassokosten
Bij zakelijke transacties geldt een minimumbedrag van € 40 aan incassokosten, ongeacht de hoogte van de openstaande vordering. Dit betekent dat zelfs bij een kleine openstaande factuur van bijvoorbeeld € 100, u € 40 aan incassokosten in rekening mag brengen.
Incassokosten in uw algemene voorwaarden
Het is verstandig om in uw algemene voorwaarden op te nemen dat incassokosten bij de debiteur in rekening worden gebracht bij te late betaling. Hoewel de WIK maximale tarieven voorschrijft, kunt u in uw voorwaarden een lager percentage of een lager minimumbedrag hanteren.
Maar hou er rekening mee dat bij consumenten de wettelijke maxima altijd gelden, ook als uw algemene voorwaarden anders bepalen.
Ontdek hier wat het kost om een gerechtsdeurwaarder in te schakelen
Belangrijke uitzonderingen en valkuilen bij incassokosten
- Consumentenkrediet: Voor vorderingen die onder de Wet op het Consumentenkrediet vallen, mogen geen incassokosten worden gerekend.
- Samenvoegen van vorderingen: Bij meerdere openstaande termijnen of facturen moeten deze in sommige gevallen worden samengevoegd voor de berekening van de incassokosten. Dit voorkomt dat er over elke afzonderlijke termijn incassokosten worden berekend, wat kan leiden tot onredelijk hoge kosten voor uw debiteur. Let wel: dit geldt alleen voor vorderingen op consumenten. Zakelijke schuldeisers mogen doorgaans per factuur incassokosten berekenen, tenzij anders overeengekomen
- Btw over incassokosten: Als u zelf geen btw kunt verrekenen, bijvoorbeeld omdat u bent vrijgesteld van btw of particulier bent, dan mag u 21% btw over de incassokosten doorberekenen aan de debiteur.
WIK en uw bedrijf: Voorkom fouten en incasseer correct
De Wet normering buitengerechtelijke incassokosten is ontworpen om een balans te vinden tussen de belangen van schuldeisers en debiteuren. Voor u als ondernemer is het essentieel om op de hoogte te zijn van deze wetgeving, want zo zorgt u ervoor dat u op een correcte en juridisch verantwoorde manier incassokosten in rekening brengt.
Dit voorkomt niet alleen juridische complicaties, maar draagt ook bij aan een professionele relatie met uw klanten. Voor de toekomst van uw bedrijf is dit essentieel.
Heeft u vragen over de WIK of behoefte aan ondersteuning bij uw incassoprocedures? Neem dan contact op met Kroep Steghuis. Wij staan klaar om u te adviseren en te ondersteunen bij het innen van uw openstaande vorderingen.
