U herkent het vast: een klant bestelt, ontvangt de dienst of het product, en daarna blijft het stil. Er komt geen betaling en ook geen reactie op uw herinnering. En na het derde vriendelijke mailtje begint u zich toch af te vragen wat u hiermee moet. De verleiding is groot om het erbij te laten (zeker als het een relatief ‘kleine’ factuur is), maar dat is zonde van uw tijd én geld.
Een incassotraject kan dan uitkomst bieden. Maar wat kost dat eigenlijk? En belangrijker: hoe voorkomt u dat het meer kost dan het oplevert?
Eerst even kort: wat is een incassotraject?
Een incassotraject is het proces waarin een openstaande vordering (zoals een onbetaalde factuur) wordt geïnd via een incassobureau of gerechtsdeurwaarder. Het traject bestaat meestal uit een paar stappen:
- Minnelijke fase: de ‘vriendelijke’ route die bestaat uit herinneringen, aanmaningen en telefoontjes richting uw debiteur.
- Gerechtelijke fase: als het nodig is, gaan we naar de rechter voor een vonnis.
- Executiefase: als er een vonnis ligt, kunnen we het vonnis uitvoeren. Denk aan beslaglegging of loonbeslag.
Maar… u bent hier voor de cijfers. Laten we het daarover hebben.
Wat kost het?
Laten we meteen eerlijk zijn: niet elke incasso is gratis, maar in veel gevallen kost het u als schuldeiser ook niets. Dat klinkt tegenstrijdig en daarom leggen we het graag uit.
1. Minnelijke incasso: vaak kosteloos voor u
Als u ons een zakelijke vordering aanlevert (bijvoorbeeld een factuur aan een klant), dan mogen wij wettelijk incassokosten én rente in rekening brengen bij de debiteur. Die betaalt dus in principe de kosten van het traject.
Voorbeeld:
U stuurt een factuur van € 1.000. Die wordt niet betaald. Wij sturen een aanmaning namens u, inclusief incassokosten (bijvoorbeeld € 150) en wettelijke rente (stel: € 20). Betaalt de klant alsnog? Dan krijgt u uw €1.000 en de rente, en wij innen de kosten bij de klant. U betaalt dan dus niets aan ons.
Let op: dit werkt vooral goed bij duidelijke, zakelijke vorderingen. Heeft u bijvoorbeeld al boze mails gestuurd of een regeling voorgesteld? Dan kan het lastiger zijn om de volledige kosten te verhalen.
2. Gerechtelijke fase: u loopt wat risico, maar met dekking
Als de minnelijke fase geen resultaat oplevert, kunt u ervoor kiezen om te dagvaarden. Hierbij maakt u proceskosten: griffierecht, kosten voor de gemachtigde en kosten van de dagvaarding zelf.
Het goede nieuws is: als de rechter u in het gelijk stelt (en dat is bij duidelijke vorderingen meestal zo), de kosten meestal worden mee toegewezen. Dat betekent dat de debiteur ze moet betalen. Onthoud wel dat je meestal niet al je werkelijk gemaakte gemachtigdekosten terugkrijgt, maar een door de rechter vastgesteld forfaitair bedrag, afhankelijk van hoe hoog je vordering is.
Het minder goede nieuws is: als de debiteur nog steeds weigert of simpelweg geen geld heeft, dan is het de vraag of u die kosten daadwerkelijk terugziet. Dat risico bestaat altijd.
Wat verdient u eraan terug?
Dat ligt aan hoe u het bekijkt. Een incassotraject gaat niet alleen om het terughalen van een bedrag. Het gaat ook om:
- Uw liquiditeit verbeteren: u krijgt alsnog uw geld.
- Uw signaalfunctie: u laat zien dat u betaling serieus neemt.
- Tijdswinst: u hoeft zelf niet meer achter de klant aan.
- Rentevergoeding: u mag rente in rekening brengen.
Waarom kiezen voor Kroep Steghuis?
Bij ons krijgt u gewoon een mens aan de lijn. Eén die meedenkt. Wij kijken niet alleen naar het dossier, maar ook naar de relatie met uw klant. Soms is het tactisch slimmer om wat milder te zijn, soms moet u juist doorpakken. Toch doen wij alles op een menselijke manier, met respect voor u en uw klant.
Onze aanpak is persoonlijk, professioneel en duidelijk. En als we vinden dat een incassotraject níét zinvol is? Dan zeggen we dat eerlijk. Want uw tijd is ook geld.
Drie praktische tips:
- Wacht niet te lang. Hoe ouder de vordering, hoe lastiger het wordt om te innen. En soms verjaart een vordering zelfs.
- Zorg voor duidelijke facturen. Een goede basis scheelt later een hoop gedoe.
- Stuur een WIK-brief als het gaat om een consument. Die verplichte 14-dagenbrief is essentieel voordat u incassokosten mag rekenen. Geen zorgen, wij helpen u daar graag mee.
Meer weten?
Twijfelt u over een openstaande factuur? Wilt u overleggen of een incassotraject de moeite waard is? Of gewoon even sparren over uw debiteurenbeleid?
Bel of mail ons, of loop binnen bij ons kantoor in Enschede of Almelo. Bij Kroep Steghuis Gerechtsdeurwaarders zijn we niet alleen van de wet, maar ook van de mens.
We helpen u graag aan uw geld, én aan rust in uw hoofd.
