Voor veel ondernemers is debiteurenbeheer niet het favoriete onderdeel van het werk. U wilt liever bezig zijn met klanten, projecten en groei, en niet met openstaande facturen en betalingsherinneringen. Toch bepaalt juist goed debiteurenbeheer of uw bedrijf financieel gezond blijft.
Bij Kroep Steghuis Gerechtsdeurwaarders zien we elke dag waar het misgaat op het gebied van debiteurenbeheer én wat ondernemers kunnen doen om problemen te voorkomen. Daarom zetten we de tien grootste fouten voor u op een rij, mét praktische tips om ze te vermijden.
1. Te laat factureren
Te laat factureren komt vaker voor dan u denkt, en het is één van de grootste redenen waarom betalingen blijven hangen. Maar hoe later u factureert, hoe later u betaald krijgt en hoe groter de kans op discussie.
Voorkomen:
Factureer direct na de levering of afronding van de dienst. Maak het onderdeel van uw routine.
2. Onduidelijke facturen versturen
Een onvolledige of onduidelijke factuur leidt bijna altijd tot vertraging. Vooral grotere organisaties verwerken niets zonder volledig dossier.
Voorkomen:
Maak uw factuur duidelijk en volledig: zorg voor de juiste adresgegevens, duidelijke omschrijving, correcte bedragen, betalingsvoorwaarden en uw betalingsgegevens. Hoe minder vragen, hoe sneller de betaling.
3. Betalingstermijnen niet duidelijk afspreken
Discussies ontstaan vaak doordat er vooraf niets is vastgelegd. Er is dan ruimte om bijvoorbeeld betalingstermijnen zelf te bedenken.
Voorkomen:
Neem duidelijke betalingstermijnen op in uw offertes én facturen, en bevestig ze per mail.
4. Geen kredietcheck uitvoeren bij nieuwe klanten
Nieuwe klant? Top! Maar niets zo vervelend als na een grote levering geconfronteerd worden met een klant die structureel te laat betaalt.
Voorkomen:
Doe een simpele kredietcheck, vraag een voorschot bij grote opdrachten of werk met deelfacturen. Kleine stappen kunnen grote risico’s afdekken.
5. Te vriendelijk (of juist te afwachtend) herinneren
Veel ondernemers willen hun klantrelatie goed houden, en dat is logisch. Hierdoor durven ze niet snel een herinnering te sturen. Maar als u te lang wacht, duurt het ook langer voordat u uw geld krijgt.
Voorkomen:
Stel een strak, vriendelijk schema op:
-
- Dag 1 na vervaldatum: vriendelijke reminder
- Dag 7: telefonische opvolging
- Dag 14: formele aanmaning
- Daarna: schakelen
Professioneel opvolgen hoeft geen invloed te hebben op uw relatie met de klant, want het is gewoon zakelijk. Ook uw klant zal dit begrijpen.
6. Geen vaste verantwoordelijke voor debiteurenbeheer
Als iedereen een beetje verantwoordelijk is voor het debiteurenbeheer van jullie organisatie, doet uiteindelijk niemand het echt (goed). Daardoor ontstaan gaten, miscommunicatie en achterstanden.
Voorkomen:
Wijs één verantwoordelijke aan, die dit desnoods parttime doet. Zorg dat diegene overzicht heeft en actie onderneemt.
7. Cashflowproblemen onderschatten
Een klant die te laat betaalt, lijkt misschien geen drama. Maar tien klanten die te laat betalen? Dan wordt het ineens spannend.
Voorkomen:
Houd uw DSO (Days Sales Outstanding) bij. DSO geeft aan hoeveel dagen uw facturen gemiddeld openstaan voordat ze worden betaald. Door uw DSO maandelijks te monitoren, ziet u ontwikkelingen vroegtijdig aankomen en kunt u direct ingrijpen.
Maak daarom uw debiteurenlijst en DSO standaard onderdeel van uw maandrapportage. Zo houdt u grip op uw cashflow en voorkomt u dat betalingsachterstanden ongemerkt oplopen.
8. Geen consequent beleid bij wanbetaling
De ene keer wacht u twee maanden voordat u ingrijpt als een factuur niet betaald wordt, de andere keer zes weken. Klanten merken dat en de ‘flexibele’ ondernemer wordt vaak het eerste slachtoffer van uitstelgedrag.
Voorkomen:
Stel een helder en consequent intern beleid op voor wat u wanneer doet bij wanbetaling: wanneer stuurt u een reminder, wanneer belt u, wanneer volgt een aanmaning en wanneer schakelt u hulp in? Als iedereen in uw organisatie dezelfde stappen volgt, krijgen klanten een duidelijk signaal: bij u blijven afspraken ook echt afspraken.
9. Te vriendelijk (of juist te afwachtend) herinneren
Handmatig herinneringen versturen of Excel-lijstjes bijhouden is foutgevoelig en kost veel tijd.
Voorkomen:
Automatiseer waar mogelijk. Bij Kroep Steghuis bieden we ondernemers een gebruiksvriendelijke debiteurenbeheer-tool die gekoppeld kan worden aan uw boekhoud- of ERP-systeem.
Zo ziet u in één oogopslag:
– Welke facturen openstaan.
– Welke klanten te laat zijn.
– Welke acties u kunt starten.
Herinneringen verstuurt u met een druk op de knop. En als betaling alsnog uitblijft, kunt u de factuur direct naar ons doorzetten. Wij kunnen overigens ook uw debiteurenbeheer van uw overnemen – tijdelijk of permanent.
10. Te laat professionele hulp inschakelen
Veel ondernemers wachten veel te lang voordat ze een gerechtsdeurwaarder inschakelen. Ze denken vaak dat het uiteindelijk wel goedkomt. Maar feit is dat na drie maanden het risico op non-betaling aanzienlijk hoger is.
Voorkomen:
Maak uw factuur duidelijk en volledig: zorg voor de juiste adresgegevens, duidelijke omschrijving, correcte bedragen, betalingsvoorwaarden en uw betalingsgegevens. Hoe minder vragen, hoe sneller de betaling.
Bonus: Bouw aan een gezonde betaalcultuur
Een sterke betaalcultuur begint bij uzelf als ondernemer. Klanten passen zich namelijk vaak aan uw gedrag aan. Als u consistent, duidelijk en professioneel bent in uw debiteurenbeheer, gaat de rest bijna vanzelf.
En als het toch misgaat? Dan staat Kroep Steghuis Gerechtsdeurwaarders voor u klaar. We komen graag met u in contact.
