Voor veel ondernemers is het einde van het jaar een drukke periode. U sluit lopende projecten af, maakt plannen voor het nieuwe jaar en probeert ondertussen te voorkomen dat uw administratie verandert in een eindejaarschaos. Juist in deze periode ontstaan er risico’s op betalingsachterstanden, discussies over facturen en andere juridische ongemakken die u liever niet mee het nieuwe jaar in neemt.
Bij Kroep Steghuis Gerechtsdeurwaarders in Enschede en Almelo zien we elk jaar dezelfde patronen: ondernemers die te laat hun administratie opschonen, klanten die rond de feestdagen minder snel betalen, en verrassingen die bij een tijdige controle makkelijk voorkomen hadden kunnen worden. Daarom delen we vijf praktische juridische tips om het jaar financieel gezond af te sluiten. Zo begint u in januari met een schone lei én een stevige cashflow.
1. Controleer uw openstaande posten en pak achterstallige betalingen direct op
Het einde van het jaar is een goed moment om uw debiteurenlijst kritisch door te lopen. Welke facturen staan al te lang open? Waar is niets meer van gehoord? En welke afspraken zijn niet duidelijk vastgelegd? December is traditioneel een maand waarin klanten trager reageren. Dat is precies waarom u juist nu actief moet opvolgen: bellen, herinneren, doorpakken. Wacht niet tot januari, want dan ontstaat het bekende sneeuwbaleffect: debiteuren zijn dan ‘druk met opstarten’, ze ‘wachten even op de eerste omzet’, of geven aan dat ‘de administratie achterloopt’.
Ga als volgt te werk:
- Check alle facturen ouder dan 30 of 45 dagen.
- Neem direct telefonisch contact op.
- Leg nieuwe betalingsafspraken schriftelijk vast.
En als uw klant echt niet reageert: schuif het dossier tijdig naar ons door. In deze fase kunnen wij vaak nog snel en zonder gerechtelijke stappen duidelijkheid creëren.
2. Leg afspraken rondom projecten en leveringen schriftelijk vast
Aan het einde van het jaar worden veel projecten afgerond en gefactureerd. Juist in deze fase ontstaan vaak misverstanden over wat wel en niet in de opdracht zat. Klanten vragen zich bijvoorbeeld af: ‘Hoorde dit onderdeel bij de oorspronkelijke prijs?’, ‘Is dit meerwerk?’ of ‘Wanneer was de definitieve oplevering ook alweer?’.
Als dit niet duidelijk is vastgelegd, leidt het al snel tot discussies die uw facturatie vertragen. Mondelinge afspraken voelen vaak helder, maar als er discussie ontstaat, telt alleen wat er op papier staat.
Wat u kunt doen:
- Noteer alle aanvullende werkzaamheden, inclusief tarieven.
- Verstuur tussentijdse bevestigingen bij stapelingen van opdrachten.
- Vraag vooraf akkoord bij meerwerk.
Dit klinkt allemaal formeel, maar het voorkomt discussies die tot vertraging of zelfs wanbetaling leiden. Beter een duidelijke e-mail te veel dan een juridisch geschil.
3. Voorkom eindejaarsrisico’s door uw DSO en debiteurenprocessen te analyseren
Het einde van het jaar is ook een mooi moment om terug te kijken naar uw cijfers. Niet alleen de omzet, maar vooral de snelheid waarmee u betaald wordt.
Let hierbij op uw DSO (Days Sales Outstanding): het gemiddelde aantal dagen dat uw facturen openstaan. Een stijgende DSO betekent dat uw klanten later betalen of dat uw proces minder strak loopt. Dat heeft directe invloed op uw liquiditeit.
Onze tip: Maak uw debiteurenlijst én DSO onderdeel van uw maandrapportages. Als u afwijkingen al vroeg ziet, kunt u het jaar afsluiten met betere afspraken, minder risico’s en een positievere kasstroom.
En wilt u het in 2026 anders aanpakken? Dan is dit ook het juiste moment om te overwegen of (een deel van) uw debiteurenbeheer geautomatiseerd of uitbesteed kan worden. Dat scheelt fouten, tijd en stress. Wij van Kroep Steghuis kunnen uw debiteurenbeheer overnemen: deels of geheel (en tijdelijk of permanent).
4. Toets uw algemene voorwaarden en betalingsafspraken voor komend jaar
Veel ondernemers werken al jaren met dezelfde algemene voorwaarden. Maar wetten veranderen, sectorregels worden aangescherpt en soms verandert uw bedrijfsmodel zonder dat uw voorwaarden worden aangepast. Het einde van het jaar is dus een uitstekend moment om te checken of uw voorwaarden nog toepasbaar en juridisch sterk zijn.
Let bijvoorbeeld op:
- Kloppen uw betalingstermijnen nog?
- Zijn uw incassobepalingen up-to-date?
- Is aansprakelijkheid goed afgedekt?
- Sluiten uw voorwaarden aan op uw nieuwe diensten of prijzen?
Een kleine aanpassing nu kan grote discussies later voorkomen. En mocht u twijfelen: wij denken graag met u mee.
5. Schakel tijdig een gerechtsdeurwaarder in als betaling uitblijft
Het hele jaar door, maar vooral in de laatste maanden, komen wij ondernemers tegen die zeggen: ‘Ik wilde er geen gedoe van maken, dus heb ik deze onbetaalde factuur maar even laten liggen.’
Alleen: hoe langer u wacht, hoe kleiner de kans op betaling. Zeker als uw klant financieel krap zit, en dat is in december en januari geen uitzondering.
Een tijdige overdracht aan ons zorgt voor:
- Meer druk op de debiteur.
- Duidelijkheid over de situatie.
- Indien nodig juridische stappen die uw positie veiligstellen.
Vaak helpt een professionele interventie al vóór het tot dagvaarding hoeft te komen. Juist omdat wij weten wanneer we moeten doorpakken en wanneer een zachte hand beter werkt.
Wilt u dat wij de incasso van u overnemen? Laat het ons weten!
Wilt u het nieuwe jaar écht goed beginnen?
Met een paar gerichte acties kunt u het jaar financieel sterk afsluiten én voorkomt u dat u in januari meteen achterloopt.
Bij Kroep Steghuis helpen we u graag met een strakker debiteurenproces, het oplossen van openstaande vorderingen of het juridisch controleren van uw afspraken.
