Elke ondernemer kent het: dat moment waarop een factuur nét iets te lang blijft liggen. U wilt uw klant niet meteen achter de broek aanzitten, maar ondertussen tikt de tijd door. En als u pech heeft, wordt die openstaande factuur een structureel probleem.
Betalingsachterstanden zijn vervelend, maar kunnen ook serieuze gevolgen hebben voor uw cashflow. Zeker in tijden waarin marges onder druk staan, wilt u niet zelf de bank van uw klanten worden.
Gelukkig kunt u met een paar slimme maatregelen veel ellende voorkomen. Bij Kroep Steghuis Gerechtsdeurwaarders zien we dagelijks wat er misgaat in de praktijk, maar ook wat er wél goed werkt. In deze blog delen we onze beste tips om betalingsachterstanden te voorkomen.
1. Wees duidelijk vanaf het begin
Een vlotte betaling begint met duidelijke afspraken. Vermeld daarom altijd helder in uw offerte of overeenkomst:
- wat u levert,
- wanneer u levert,
- wanneer u betaald wilt krijgen,
- en welke gevolgen er zijn bij te late betaling.
Gebruik geen wollige juridische taal, maar korte, duidelijke zinnen. Vermeld de betalingstermijn ook op elke factuur. We raden u daarnaast aan om uw betalingsvoorwaarden niet alleen in kleine lettertjes onderaan uw factuur te zetten, maar ze mondeling of per mail te bespreken met uw klant. Dat voorkomt later discussies.
2. Ken uw klant
Voorkomen is beter dan genezen. Daarom is het verstandig om vooraf te checken met wie u zaken doet (zeker bij nieuwe klanten).
U kunt eenvoudig een kredietcheck uitvoeren of handelsinformatie opvragen. Is uw klant een eenmanszaak of een bv? Hoe lang bestaat het bedrijf al? Zijn er eerdere signalen van betalingsproblemen?
Bij grote opdrachten doet u er goed aan om een aanbetaling te vragen of te werken met deelfacturen. Zo spreidt u het risico.
U kunt overwegen om met vaste klanten een betaalafspraak op maat te maken. Denk aan maandelijkse termijnen in plaats van één grote eindfactuur. Dat is klantvriendelijk en helpt u om grip te houden.
3. Verstuur uw facturen direct en foutloos
Het klinkt logisch, maar in de praktijk gaat het hier vaak mis: facturen die te laat, onvolledig of onduidelijk worden verstuurd. En dat zorgt voor vertragingen.
Controleer daarom deze aspecten:
- Staat het juiste factuuradres vermeld?
- Klopt het factuurnummer en de omschrijving?
- Is de afgesproken betalingstermijn duidelijk?
Een foutje kan ervoor zorgen dat uw factuur niet wordt verwerkt, zeker bij grotere bedrijven met boekhoudafdelingen. Dus door snel en foutloos te factureren, verkleint u de kans dat uw betaling blijft hangen in het systeem.
4. Stuur op tijd een herinnering
Veel ondernemers vinden het ongemakkelijk om klanten te herinneren aan openstaande facturen. Probeer u daar overheen te zetten. Want een vriendelijke herinnering is niet vervelend, het is juist professioneel.
U kunt dat zo aanpakken:
- 1 dag na de vervaldatum: stuur een vriendelijke e-mail met de vraag of de betaling al onderweg is.
- Na 7 dagen: bel even na. Soms is er gewoon iets misgegaan.
- Na 14 dagen: stuur een formele aanmaning waarin u aangeeft dat u bij uitblijven van betaling verdere stappen overweegt.
Door consequent te zijn, laat u zien dat u uw zaken serieus neemt. En vaak werkt dat preventief: klanten weten dat u er bovenop zit.
5. Automatiseer uw debiteurenbeheer
Wilt u het uzelf makkelijk maken? Overweeg dan om uw debiteurenbeheer (deels) uit te besteden. Bij Kroep Steghuis helpen we ondernemers met een slimme, gebruiksvriendelijke tool die naadloos aansluit op uw boekhoudsysteem. Hiermee ziet u in één oogopslag:
- Welke facturen nog openstaan.
- Welke klanten te laat zijn.
- Welke acties u kunt ondernemen.
Met deze tool kunt u herinneringen automatisch laten versturen of direct dossiers doorzetten naar ons voor incasso. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en houdt uw cashflow gezond.
6. Blijf zakelijk, ook als het ongemakkelijk wordt
Soms is een klant gewoon laat, dat kan nou eenmaal gebeuren. Maar soms wijst uitstel op structurele betalingsproblemen. Blijf in die situaties vriendelijk, maar ook duidelijk: uw klant heeft een verplichting. Stel grenzen en wees consequent. Zo voorkomt u dat betalingsproblemen doorsluipen naar uw hele klantenbestand.
Zorg er bovendien voor dat één iemand binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor debiteurenbeheer. Dat voorkomt dat ‘niemand’ er echt bovenop zit.
7. Schakel tijdig hulp in
Soms helpt zelfs de beste herinnering niet. Wacht dan niet te lang met het inschakelen van professionele hulp. Hoe eerder u actie onderneemt, hoe groter de kans dat u uw geld nog krijgt. Een gerechtsdeurwaarder van Kroep Steghuis kan u helpen om de juiste stappen te zetten; van minnelijke incasso tot, indien nodig, gerechtelijke procedure.
Wij kijken altijd eerst of een minnelijke oplossing mogelijk is. Vaak lukt het met een heldere brief of een telefoontje al om de betaling in beweging te krijgen. Pas als dat niet helpt, volgt een juridische stap. Deze manier van werken is ook beter voor uw relatie met de klant.
8. Bouw aan een gezonde betaalcultuur
Betalingsgedrag is deels ook een kwestie van gewoonte. Als uw klanten weten dat u uw facturen serieus opvolgt, gaan ze daar vanzelf naar handelen.
Maak er dus een vaste routine van:
- Facturen direct versturen.
- Herinneringen tijdig opvolgen.
- Niet bang zijn om stappen te zetten als dat nodig is.
Een gezonde betaalcultuur begint bij u als ondernemer, en levert u uiteindelijk rust, stabiliteit en meer financiële ruimte op. Gaat het toch mis, dan staat Kroep Steghuis Gerechtsdeurwaarders voor u klaar met een combinatie van juridische daadkracht en menselijke aanpak. Zo zorgen we samen dat u krijgt waar u recht op heeft, zonder dat het uw relaties onnodig schaadt.
