De zomer is voorbij, de out-of-office-meldingen zijn uitgezet en de agenda’s lopen weer vol. Voor veel ondernemers betekent september: back to business. Maar naast volle inboxen en opgestarte projecten brengt de nazomer vaak nog iets anders met zich mee: een piek in openstaande facturen.
Wij merken het elk jaar bij Kroep Steghuis Gerechtsdeurwaarders in Enschede en Almelo: direct na de zomer neemt het aantal incassodossiers toe. Ondernemers lopen achterstanden op, betalingen worden vooruitgeschoven en sommige klanten blijken ineens onbereikbaar. Het gevolg? U start het najaar niet met frisse energie, maar met oplopende debiteuren.
Gelukkig kunt u veel doen om die nazomerse incassopieken te voorkomen. In deze blog geven wij u praktische handvatten om uw debiteurenbeheer strak te organiseren, zodat u zich kunt richten op wat écht belangrijk is: ondernemen.
Waarom juist na de zomer de problemen ontstaan
De zomermaanden zijn voor veel bedrijven een rustige periode. Medewerkers zijn weg, projecten staan tijdelijk stil en betalingen krijgen soms minder prioriteit. Voor sommige klanten is dat hét moment om een factuur even te laten liggen.
Daar komt bij dat bedrijven zelf ook te maken hebben met cashflowdruk. Vakantiegeld, seizoensinvesteringen of lagere omzetten in de zomer zorgen ervoor dat facturen pas ná de zomer worden betaald.
Het resultaat: in september en oktober komen de achterstanden in beeld, en vaak moet er dan in korte tijd veel worden rechtgetrokken.
1. Zet nu in op strak debiteurenbeheer
Voorkomen is altijd beter dan genezen. En dat geldt ook voor incasso’s. Met een paar eenvoudige stappen voorkomt u dat uw debiteuren na de zomer uw planning (en liquiditeit) bepalen.
- Factureer tijdig. Zorg dat facturen direct na levering de deur uitgaan. Hoe sneller u factureert, hoe sneller de betalingstermijn gaat lopen.
- Maak betaalvoorwaarden duidelijk. Zet de vervaldatum helder op de factuur en verwijs naar uw algemene voorwaarden.
- Gebruik automatische herinneringen. Een factuur die in de zomer is blijven liggen, kan met een simpele reminder vaak alsnog vlot betaald worden.
2. Houd grip met een interne check
Plan na de zomervakantie een debiteurenoverleg binnen uw organisatie. Loop samen met uw team door de openstaande posten en bepaal:
- wie moet worden herinnerd,
- waar een belletje meer effect heeft dan een mail,
- en welke dossiers al richting een incassotraject kunnen gaan.
Door die interne schifting voorkomt u dat alle facturen dezelfde aanpak krijgen. U houdt overzicht én u bespaart tijd.
3. Schroom niet om vroeg in te grijpen
Veel ondernemers wachten te lang met het inschakelen van hulp en advies van een gerechtsdeurwaarderskantoor. Dat is begrijpelijk, want u wilt de relatie met uw klant goed houden. Maar te lang wachten kan juist averechts werken.
Een vriendelijke maar duidelijke sommatie van ons kantoor kan vaak wonderen doen. Het laat zien dat u de vordering serieus neemt, zonder direct met de rechter te dreigen. Voor veel debiteuren is dat net de wake-up call die nodig is.
4. Herken de risicofactoren
Niet elke klant is hetzelfde. Sommige klanten betalen altijd netjes, anderen zijn structureel laat. Juist bij die laatste groep is het verstandig om alert te zijn na de zomer. Let op signalen zoals:
- regelmatig te laat betalen,
- vage beloftes (zoals: ‘De factuur staat klaar, komt volgende week’),
- of het ontwijken van contact.
Dat zijn vaak de dossiers die na de zomer uitmonden in echte incassozaken.
5. Wanneer actie nodig is
Komt er ondanks herinneringen geen betaling? Dan is het tijd om door te pakken. Bij een goed opgebouwd dossier (een duidelijke factuur, leveringsbewijzen en uw algemene voorwaarden) kan een incassotraject snel en efficiënt worden opgestart.
In veel gevallen hoeft dit u als ondernemer niets te kosten: de incassokosten en rente worden namelijk op de debiteur verhaald. U behoudt uw liquiditeit én u laat zien dat u betalingsafspraken serieus neemt.
6. De rol van Kroep Steghuis Gerechtsdeurwaarders
Wij zien onszelf niet alleen als uitvoerders van incasso’s, maar ook als sparringpartner voor ondernemers. Dat betekent:
- eerlijk advies of een incassotraject zinvol is,
- duidelijke uitleg over de kosten en mogelijkheden,
- en snelle actie als het wél nodig is.
Of u nu kiest voor een minnelijk traject (zonder rechter) of voor een gerechtelijke procedure: wij zorgen dat uw vordering professioneel, zorgvuldig en daadkrachtig wordt behandeld, met respect voor uw klantrelaties. En met vestigingen in zowel Enschede als Almelo zijn wij bovendien altijd dichtbij.
Debiteurenbeheer uitbesteden aan Kroep Steghuis
Wist u dat u uw debiteurenbeheer ook volledig of gedeeltelijk (en tijdelijk of permanent) aan Kroep Steghuis kunt uitbesteden? Daarvoor gebruiken wij een gebruiksvriendelijke tool die eenvoudig te koppelen is aan uw boekhoud- of ERP-systeem. Zo houdt u zonder moeite overzicht over uw debiteurenadministratie. U ziet in één oogopslag:
- welke facturen nog openstaan,
- welke betalingstermijnen zijn verstreken,
- en welke debiteuren een aanmaning moeten ontvangen.
Met slechts een paar klikken zet u het proces in gang. Aanmaningen worden automatisch verstuurd en openstaande facturen kunt u direct via de koppeling aan ons doorzetten. Wij nemen het incassotraject dan van u over. Dat bespaart tijd, vermindert handmatig werk en geeft u de zekerheid dat er snel en professioneel actie wordt ondernomen.
Bel ons gerust als u daar meer informatie over wilt!
Voorkom de piek, pak de regie
Nazomerse incassopieken zijn gelukkig grotendeels te voorkomen. Door tijdig facturen te versturen, uw debiteuren strak te monitoren en vroeg in te grijpen, houdt u grip op uw cashflow.
En mocht het toch uitlopen op een incassotraject, dan weet u dat wij klaarstaan om snel en professioneel actie te ondernemen. Zo blijft u niet hangen in achterstallige betalingen, maar kunt u met een gerust hart zeggen: back to business!
