Facturen versturen hoort bij ondernemen. Maar het echte werk begint vaak pas daarna: wachten op betaling. Waar ondernemers vroeger konden rekenen op een redelijk voorspelbaar betaalritme, zien we tegenwoordig dat debiteuren – zowel consumenten als bedrijven – steeds langer wachten met betalen.
Waarom is dat zo? En belangrijker: wat kunt u daar als ondernemer mee? In deze blog leggen we de psychologie van incasso uit. Want achter elk uitstelgedrag zit een reden. En als u die begrijpt, kunt u er beter op inspelen.
1. Uitstelgedrag: ‘Het komt morgen wel’
De mens is van nature geneigd om vervelende dingen voor zich uit te schuiven. Een factuur betalen hoort helaas voor veel mensen in die categorie. Zeker als er andere prioriteiten zijn: de nieuwe voorraad moet worden besteld, een groot project loopt door, of privé spelen er financiële zorgen.
Het gevolg: de betaling verdwijnt even naar de achtergrond.
Voor u als ondernemer lijkt het op onwil, maar vaak is het simpelweg uitstelgedrag. Het probleem is alleen wél dat uitstel zelden vanzelf wordt opgelost.
2. Cashflowmanagement: het spel van schuiven
Voor bedrijven speelt nog een andere factor: cashflowmanagement. Veel organisaties schuiven bewust met betalingen om hun eigen liquiditeit zo lang mogelijk vast te houden. Het idee daarachter is: ‘Als ik vandaag niet betaal maar pas over twee weken, heb ik zelf meer ruimte.’
In zekere zin gebruiken debiteuren u dus als een soort gratis kredietverstrekker. En zolang u dat accepteert, is de verleiding groot om dat patroon in stand te houden.
3. Psychologische drempels: kleine bedragen vs. grote facturen
Opvallend genoeg geldt: hoe groter de factuur, hoe groter de psychologische drempel om te betalen. Een factuur van € 100 wordt vaak snel betaald, maar bij € 10.000 kijkt men liever nog een paar dagen – of weken – of het écht moet.
Daar komt bij dat bij hoge bedragen ook meer interne goedkeuring nodig is. Zeker bij grotere organisaties moet de factuur door verschillende afdelingen of managers worden geaccordeerd. Elk extra stapje vertraagt het proces.
4. De zomervakantie- en decemberdip
Seizoenen spelen ook een rol. In de zomermaanden en rond de feestdagen zien wij structureel meer betaalachterstanden. De reden is vrij simpel:
- Zomer: medewerkers zijn op vakantie en daardoor blijven facturen (langer) liggen.
- Einde jaar: er zijn meestal veel uitgaven, krappe kasstromen en andere prioriteiten.
Het is dus niet altijd onwil, maar vaak een kwestie van timing. Toch is het belangrijk om hier alert op te zijn en uw debiteurenbeheer daarop af te stemmen.
5. Emotie en schaamte
Soms zit er meer achter dan alleen gemakzucht of planning. Mensen die echt in financiële problemen zitten, ervaren vaak schaamte. Zij openen brieven niet meer of vermijden contact. Dat maakt de drempel alleen maar hoger, waardoor achterstanden snel oplopen.
Juist bij deze mensen kan een professionele, maar ook zorgvuldige benadering het verschil maken. Een neutrale brief van een gerechtsdeurwaarder wordt vaak serieuzer genomen dan nog een extra herinnering van de leverancier zelf.
6. Hoe u als ondernemer beter kunt inspelen op dit gedrag
Het is goed om te begrijpen waarom debiteuren wachten met betalen. Maar nog belangrijker: wat kunt u doen om dit te voorkomen?
Hier zijn een paar praktische tips:
- Zorg voor duidelijke facturen. Hoe simpeler en transparanter, hoe kleiner de kans dat iemand het uitstelt.
- Gebruik vaste betaaltermijnen. Wijk daar niet zomaar vanaf, want consequent gedrag voorkomt rek.
- Stuur tijdig herinneringen. Niet pas na het verstrijken van de vervaldatum, maar daarvoor al.
- Wees bereikbaar. Soms is een belletje voldoende om duidelijkheid te krijgen en de betaling in gang te zetten.
- Durf door te pakken. Hoe langer u wacht, hoe groter de kans dat de factuur oninbaar wordt.
7. De rol van de gerechtsdeurwaarders van Kroep Steghuis
Als ondernemer hoeft u dit niet allemaal zelf te doen. Bij Kroep Steghuis begrijpen wij dat u zich wilt richten op uw bedrijf, niet op achterstallige betalingen. Wij ondersteunen u daarom met een combinatie van psychologisch inzicht én juridische daadkracht.
Dat betekent dat wij:
- uw debiteuren vriendelijk maar duidelijk benaderen,
- precies weten wanneer een zachte aanpak werkt en wanneer steviger optreden nodig is,
- en ervoor zorgen dat de kosten meestal op de debiteur worden verhaald.
Daarnaast kunt u bij ons ook uw debiteurenbeheer uitbesteden. Met onze gebruiksvriendelijke software (die gekoppeld kan worden aan uw boekhoud- of ERP-systeem) houdt u realtime overzicht. U ziet direct welke facturen openstaan en kunt met één klik een dossier aan ons doorzetten. Zo bespaart u tijd en voorkomt u dat u in de psychologische valkuil van ‘nog maar even wachten’ terechtkomt.
Inzicht is grip
Dat debiteuren steeds langer wachten met betalen, heeft vaak minder met kwade wil te maken dan u denkt. Het gaat om psychologische drempels, bewuste keuzes rond cashflow en soms simpelweg uitstelgedrag.
Door dit gedrag te herkennen en uw processen daarop af te stemmen, voorkomt u dat uw facturen onder op de stapel belanden. En als dat toch gebeurt?
Dan zorgen wij ervoor dat er snel en professioneel actie wordt ondernomen.
Neem contact met ons op. Met een persoonlijk gesprek bespreken we hoe we u kunnen helpen.
