Ondernemer zijn is meestal leuk, maar kan soms ook frustrerend zijn. Vooral als u uw product of dienst heeft geleverd, u de klant de factuur heeft gestuurd en vervolgens (te) lang op uw geld moet wachten.
Wat veel bedrijven niet weten, is wat de wettelijke regels rondom betalingstermijnen precies zijn. Daarom leggen wij u graag helder en praktisch uit wat de wettelijke betalingstermijn van een factuur inhoudt. Zo weet u waar u aan toe bent en hoe u uw rechten kunt beschermen.
De wettelijke betalingstermijn in het kort
Volgens de Nederlandse wet heeft een klant in principe dertig dagen om een factuur te betalen. Dit staat in het Burgerlijk Wetboek (artikel 6:119a BW). Die termijn begint te lopen vanaf de datum waarop de factuur is ontvangen. Simpel gezegd: u stuurt een factuur en uw klant heeft dan ongeveer een maand om het bedrag over te maken.
Dat klinkt duidelijk, maar er zijn natuurlijk altijd nuances.
Kan een betalingstermijn langer of korter zijn?
Ja, dat kan. U en uw klant mogen onderling afspreken dat de betalingstermijn korter of langer is dan dertig dagen. Deze afspraak moet dan wel expliciet in de overeenkomst of op de factuur staan. Bijvoorbeeld: Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum of Betaling binnen 60 dagen na ontvangst van de factuur.
In B2B-relaties mag u alleen een langere betalingstermijn dan zestig dagen afspreken als die termijn objectief gerechtvaardigd is én expliciet is overeengekomen (art. 6:119a lid 6 BW). Dat betekent dat u niet zomaar een betalingstermijn van bijvoorbeeld negentig dagen mag afdwingen als dat voor de klant echt te lang is.
Voorbeeld: Een grote retailer koopt drukwerk in bij een kleine grafisch ondernemer. De retailer zegt: ‘Je krijgt betaald na 90 dagen, anders hebben we geen deal.’ De grafisch ondernemer heeft weinig keus en tekent. Die 90 dagen kunnen echter zo’n grote druk op de liquiditeit zetten dat het de bedrijfsvoering van de kleine ondernemer schaadt. Dat is dan onredelijk.
Wat gebeurt er als de klant niet betaalt binnen de termijn?
Betaalt uw klant niet binnen de afgesproken termijn? Dan is hij in verzuim, en mag u rente en incassokosten in rekening brengen.
Let op: bij zakelijke klanten (B2B) treedt het verzuim automatisch in zodra de betalingstermijn is verstreken. Bij particuliere klanten (consumenten) geldt een andere regel: u moet eerst een kosteloze 14-dagenbrief sturen, waarin u nog één laatste kans tot betaling geeft. Pas als die termijn is verstreken zonder betaling, mag u incassokosten rekenen en verdere stappen ondernemen.
U kunt dan een incassoprocedure starten of de gerechtsdeurwaarders van Kroep Steghuis inschakelen om uw vordering te innen.
Goed om te weten: als er geen betalingstermijn is afgesproken, geldt automatisch de wettelijke termijn van 30 dagen (bij zakelijke transacties). Na afloop daarvan is de klant in verzuim, zonder dat een extra aanmaning nodig is.
Wat is de wettelijke rente en hoe werkt die?
Wanneer een factuur te laat wordt betaald, mag u wettelijke rente rekenen over het openstaande bedrag. Die rente compenseert het geld dat u misloopt doordat de betaling vertraging heeft. Wel zo fijn!
De hoogte van de wettelijke rente wordt door de overheid vastgesteld en kan elk half jaar veranderen. Voor zakelijke transacties is de wettelijke handelsrente van toepassing, die doorgaans iets hoger is dan de consumentenrente. De rente begint te lopen vanaf de dag nadat de betalingstermijn is verstreken.
Mag ik administratie- en incassokosten rekenen?
Ja, maar er zitten wel regels aan verbonden. Bij zakelijke facturen mag u naast de rente ook administratiekosten in rekening brengen als de klant niet betaalt. Deze kosten moeten wel redelijk zijn en in verhouding staan tot het bedrag dat openstaat.
Daarnaast kunt u ook incassokosten rekenen als u een gerechtsdeurwaarder inschakelt. Deze kosten zijn bedoeld om de extra moeite en kosten te dekken die u maakt om uw geld te krijgen. In de wet is vastgelegd wat een redelijke vergoeding is, dus het is niet de bedoeling dat u exorbitante bedragen rekent. Hoeveel u precies mag rekenen, leggen wij u graag uit in een persoonlijk gesprek.
Hoe voorkomt u problemen met betalingstermijnen?
De beste manier om onbetaalde facturen te voorkomen, is duidelijke afspraken maken en goed communiceren met uw klant. Zorg dat u:
- De betalingstermijn duidelijk vermeldt op uw offerte, contract en factuur.
- Uw facturen snel en overzichtelijk verstuurt, bij voorkeur digitaal.
- Tijdig een vriendelijke herinnering stuurt als de betalingstermijn bijna verloopt.
- Vroegtijdig actie onderneemt als betaling uitblijft, bijvoorbeeld met een nette betalingsherinnering of een telefoontje.
Door deze stappen te volgen, voorkomt u vaak dat een klant in verzuim raakt. En als het toch misgaat, weet u precies waar u aan toe bent en wat u kunt doen.
Waarom inschakelen van een gerechtsdeurwaarder helpt
Wanneer herinneringen en betalingsverzoeken niet werken, kan het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder een slimme stap zijn. Een gerechtsdeurwaarder is gespecialiseerd in het innen van openstaande facturen en beschikt over wettelijke bevoegdheden om uw geld te vorderen. Bovendien zorgt een gerechtsdeurwaarder voor een professionele aanpak, wat vaak voldoende druk zet op de klant om alsnog te betalen.
Bij Kroep Steghuis begrijpen we dat het innen van onbetaalde facturen niet uw corebusiness is. Daarom staan wij voor u klaar om snel, effectief en met respect voor uw klant het probleem op te lossen. Zo voorkomt u dat een onbetaalde factuur uw bedrijf financieel belast en uw tijd opslokt.
Heeft u vragen over betalingstermijnen of hulp nodig bij een onbetaalde factuur? Neem gerust contact met ons op. Wij denken met u mee en zorgen ervoor dat u krijgt waar u recht op heeft.
