Zodra u te maken krijgt met klanten die hun facturen niet betalen, zult u de termen betalingsherinnering, aanmaning en sommatie tegenkomen.
Wist u dat er juridisch gezien geen verschil is tussen deze termen? Het zijn allemaal woorden waarmee u de debiteur aanspoort om aan zijn betalingsverplichting te voldoen.
Voor de inhoud van een brief maakt het niet uit welke term u aan de brief geeft. Waar het in al die brieven (betalingsherinnering, aanmaning en sommatie) om gaat, is dat u de debiteur voor de laatste keer de mogelijkheid geeft om te betalen en dat u waarschuwt voor de gevolgen als hij niet betaalt.
Een betalingsherinnering naar een consument
Bij consumenten (natuurlijke personen) bent u verplicht om twee zaken in de betalingsherinnering, aanmaning of sommatie op te nemen:
- De consument moet een termijn van veertien dagen krijgen waarbinnen hij alsnog kan betalen.
- In de brief moet de hoogte van de incassokosten vermeld staan, zodat duidelijk is met welk bedrag de vordering wordt verhoogd.
In de Wet op de incassokosten (WIK), die sinds 1 juli 2012 van kracht is, worden bovenstaande twee zaken benoemd.
Samengevat: als een klant een factuur niet betaalt en de afgesproken betalingstermijn is verstreken, bent u wettelijk verplicht om een schriftelijke aanmaning te sturen: de zogeheten WIK-brief. Deze brief, ook wel de 14-dagenbrief genoemd, biedt uw klant een laatste kans om de openstaande vordering binnen 14 dagen te voldoen (punt 1).
In deze periode mogen er dus nog geen incassokosten in rekening worden gebracht. Wat u wél in diezelfde brief benoemt, zijn de incassokosten die in rekening worden gebracht als de klant niet binnen 14 dagen betaalt (punt 2).
Dit zijn de incassokosten voor consumenten
15% over de eerste € 2.500 van de openstaande rekening, met een minimum van € 40.
10% over de volgende € 2.500 van de openstaande rekening.
5% over de volgende € 5.000 van de openstaande rekening.
1% over de volgende € 190.000 van de openstaande rekening.
0,5% over het meerdere van de openstaande rekening met een maximum van € 6.775.
Er geldt dus altijd een minimumbedrag van € 40. Dit bedrag mag u altijd van uw debiteur vragen, ook al is de openstaande rekening maar € 250.
Bent u ondernemer en kunt u btw verrekenen, dan mag u geen btw over de incassokosten vorderen van de debiteur. Bent u een particulier of kunt u geen btw verrekenen, dan moet u de incassokosten verhogen met 21% btw.
Rekenvoorbeeld
Heeft uw klant een openstaande rekening van € 4000? Dan zijn dit de maximale incassokosten:
15% over de eerste € 2.500 = € 375
10% over de resterende € 1.500 = € 150
Uw debiteur betaalt dus maximaal € 375 + € 150 = € 525 aan incassokosten als hij niet binnen 14 dagen betaalt.
Als u geen btw-ondernemer of particulier bent, dan wordt dit bedrag verhoogd met 21% btw en bedragen de maximale incassokosten dus € 525 + 21% btw (€ 110,25) = € 635,25.
Een sommatie naar een bedrijf
Stuurt u een betalingsherinnering, aanmaning of sommatie naar een bedrijf, dan is het belangrijk dat u een laatste termijn stelt waarbinnen betaald kan worden. Dit heet een ingebrekestelling.
Ook kondigt u in deze brief aan dat u de vordering ter incasso uit handen gaat geven aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarderskantoor als de factuur niet betaald wordt.
Anders dan bij consumenten, is het niet verplicht om zakelijke debiteuren de zogenoemde 14-dagenbrief te sturen, en ook bent u niet gebonden aan de wettelijke incassokosten.
U mag dus meer of minder rekenen dan de wettelijke incassokosten. Dit moet wel altijd duidelijk vermeld zijn in uw voorwaarden, en het bedrag dat u rekent moet uiteraard redelijk en uitlegbaar zijn.
Als dit niet zo is, dan gelden alsnog de regels van de WIK. Ons advies is om in dat geval wel de 14-dagenbrief te sturen.
Wanneer zelfs een betalingsherinneringen, sommaties of aanmaningen geen resultaat opleveren, is het verstandig om de gerechtsdeurwaarders van KroepSteghuis in te schakelen.
Als gerechtsdeurwaarder kunnen wij juridische stappen ondernemen om de betaling alsnog af te dwingen, zoals een dagvaarding of het leggen van beslag op bezittingen of het loon van de debiteur.
Wacht niet te lang met het inschakelen van de gerechtsdeurwaarder: door dit tijdig te doen, voorkomt u dat zaken uit de hand lopen en kan uw openstaande factuur sneller voldaan worden.
Wilt u een vordering uit handen geven aan KroepSteghuis? Hier kunt u uw incasso meteen indienen. Liever eerst persoonlijk contact? We horen graag van u: 053 – 206 07 80.