U kent het vast: een klant die altijd stipt betaalt, en dan ineens… stilte. Geen betaling. Geen reactie op herinneringen. U stuurt nog eens een vriendelijke mail, dan een wat strengere, en vervolgens vraagt u zich af: hoe had ik dit kunnen voorkomen?
Gelukkig is er goed nieuws: veel betalingsproblemen zijn te voorkomen met een stevig fundament. En dat fundament begint bij goed debiteurenbeheer. In deze blog laten wij u zien hoe u een waterdichte factuurprocedure opzet én hoe wij u daarbij kunnen ondersteunen. Want voorkomen is niet alleen beter dan genezen; het is ook een stuk goedkoper.
Slim debiteurenbeheer begint vóór de eerste factuur
Debiteurenbeheer wordt vaak gezien als iets wat pas speelt nadat een factuur is verstuurd. Maar in werkelijkheid begint het al veel eerder, namelijk bij het eerste contact met uw klant. Want hoe duidelijker en strakker u het financiële plaatje van uw samenwerking vastlegt, hoe kleiner de kans op discussie achteraf. Denk aan heldere algemene voorwaarden, een duidelijke offerte, een bevestiging van de afspraken en natuurlijk een correcte factuur.
Preventief debiteurenbeheer helpt u om grip te houden op uw cashflow, voorkomt onnodige incassotrajecten en – niet onbelangrijk – het bespaart u frustratie. Want een goed ingericht systeem zorgt ervoor dat betalingen sneller binnenkomen, zonder dat u daar elke dag achteraan hoeft te bellen.
Zo voorkomt u wanbetaling met een waterdichte factuurprocedure
Succesvol debiteurenbeheer bestaat uit meerdere onderdelen die elkaar versterken. Hieronder zetten we de belangrijkste stappen voor een waterdichte factuurprocedure op een rij:
1. Heldere afspraken vooraf
Zorg dat u vooraf duidelijk bent over de prijs, de betalingstermijn en eventuele bijkomende kosten. Leg dit schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een offerte of opdrachtbevestiging. Zijn er algemene voorwaarden van toepassing? Stuur die dan mee, en laat de klant deze expliciet accepteren.
2. Een correcte en complete factuur
Een factuur is meer dan een bedrag en een bankrekeningnummer. Voor een rechtsgeldige factuur moeten onder andere de volgende zaken erop staan:
- Uw bedrijfsgegevens én die van uw klant
- Het factuurnummer en de factuurdatum
- Een duidelijke omschrijving van het geleverde product of dienst
- Het afgesproken bedrag en de btw
- De betalingstermijn
Maak het de klant zo makkelijk mogelijk om te betalen, bijvoorbeeld door een betaallink mee te sturen.
3. Snelle opvolging bij te late betaling
Zodra de betalingstermijn is verstreken, wacht u niet af. Stuur een herinnering en blijf vriendelijk, maar duidelijk. Zorg dat u zelf het overzicht houd: welke klant heeft wanneer betaald, wie moet nog en wie is te laat? Bij veel bedrijven ontbreekt het aan tijd om dit strak te regelen. En daar komen wij van Kroep Steghuis in beeld.
Ontdek hier de 6 bewezen manieren om sneller betaald te krijgen
Geen tijd om alles zelf te doen? Besteed het debiteurenbeheer uit
U kunt het debiteurenbeheer ook uitbesteden aan Kroep Steghuis. Op basis van uw wensen kunnen wij het volledige traject voor u verzorgen: van het versturen van de factuur tot en met het juridische incassotraject. En dat zonder dat u klanten kwijtraakt, want wij hanteren altijd een zakelijke, maar respectvolle toon.
Dit levert professioneel debiteurenbeheer u op
- Tijdwinst: u houdt tijd over voor uw eigen werk
- Snellere betalingen: door directe opvolging en een professionele benadering
- Minder openstaande posten: wij blijven actief monitoren en signaleren risico’s
Onze gebruiksvriendelijke software vormt de kern van onze aanpak en laat zich eenvoudig koppelen aan uw boekhoud- of ERP-systeem. Wij kunnen uw debiteurenbeheer (tijdelijk of structureel) van u overnemen. Dat is handig tijdens drukke periodes, vakanties of bij ziekte van personeel – zo blijft uw betalingsstroom op gang, zonder extra stress.
Meer weten over onze aanpak? Neem gerust een kijkje op onze pagina over debiteurenbeheer uitbesteden.
Als preventief debiteurenbeheer niet genoeg is: Dit doet u bij wanbetaling
Zelfs met een perfecte factuurprocedure kan het gebeuren dat een klant in gebreke blijft. In dat geval is het belangrijk om snel te schakelen. U kunt bij ons terecht voor het starten van een incassotraject, waarin wij eerst minnelijk proberen te incasseren. Betaalt de klant dan nog steeds niet – en is de vordering juridisch haalbaar – dan kunnen wij de gang naar de rechter maken.
Ook hier geldt: wij denken met u mee. Als het ernaar uitziet dat een klant geen verhaal biedt (met andere woorden: er valt niets te halen), dan adviseren wij u om geen onnodige kosten te maken.
Krijg grip op uw geld – begin vandaag bij de basis
Goede facturen, duidelijke afspraken en strak opvolgen. Dat is de basis van elk goed debiteurenbeheer. En mocht u daar ondersteuning bij willen, dan staan wij voor u klaar. Als u het wilt, zorgen wij ervoor dat uw administratie op orde blijft, uw betalingen sneller binnenkomen en juridische stappen alleen worden gezet als ze zinvol zijn. Zo houdt u grip op uw geld, rust in uw bedrijf en ruimte om te groeien.
Wilt u vandaag nog stappen zetten richting strak debiteurenbeheer? Neem dan contact met ons op: wij helpen u graag vooruit.
