30 oktober 2024

Hoe verloopt een incassotraject?

Niets zo vervelend als een factuur die niet betaald wordt. U wilt zich richten op andere zaken, maar die onbetaalde factuur vraagt uw aandacht en kost daarom tijd én geld. Hoe verleidelijk het ook is om een (kleine) onbetaalde factuur te laten voor wat het is, wij raden altijd aan ervoor te zorgen dat elke factuur betaald wordt. Want u heeft nou eenmaal recht op het geld en de debiteur is verplicht om de factuur te betalen. Daarbij is gebleken dat het in de meeste gevallen rendabel is om ook kleine vorderingen uit handen te geven en zelfs voor de rechter te brengen.

Wat kunt u zelf doen?

Voordat u ons als gerechtsdeurwaarders inschakelt om de vordering over te nemen, zijn er een aantal stappen die u zelf kunt (zelfs moet) nemen. Dit zijn de eerste stappen in een incassoprocedure.

  1. Stuur een herinnering
    Stuur uw debiteur een beleefde herinnering waarin u de details van de nog te betalen factuur meedeelt en stel een nieuwe betalingstermijn voor.
  2. Stuur een aanmaning
    Stuur uw debiteur een officiële aanmaning waarin een definitieve termijn staat voor de betaling zonder bijkomende kosten. Licht toe welke stappen er zullen volgen als de betaling uitblijft.
  3. Bel uw debiteur
    Als uw debiteur na deze officiële aanmaning nog steeds niet betaalt, geef dan de vordering uit handen aan KroepSteghuis. Vertel de debiteur over deze stap.
  4. Vordering aan KroepSteghuis overdragen
    Als uw debiteur ook niet betaalt na uw mededeling dat de vordering overgedragen wordt aan ons, dan komen de gerechtsdeurwaarders van KroepSteghuis in actie.

Vervolgstappen van het incassotraject

Weigert uw debiteur om de factuur te betalen, zelfs na herinneringen, aanmaningen en de mededeling dat u de vordering uit handen geeft? Dan is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Wij als gerechtsdeurwaarders nemen het incassotraject van u over en u kunt zich weer concentreren op uw échte werk.

Het vervolg van een incassoprocedure verloopt volgens een aantal stappen. Bij het eerste deel komt er nog geen rechter kijken, maar kort daarna verandert het in een gerechtelijk traject.
Gelukkig is het lang niet altijd noodzakelijk om alle stappen te volgen: tijdens elke stap in het incassotraject kan uw debiteur de openstaande schuld betalen.

Stap 1: Vóór het gerechtelijke traject
Als u als schuldeiser ons heeft ingeschakeld, dan proberen wij de schuld bij uw debiteur te innen. We sturen uw debiteur brieven en proberen telefonisch, per e-mail en/of WhatsApp contact te leggen.
Het doel van deze stap is om subtiele druk uit te oefenen op de debiteur, zodat we geen juridische stappen hoeven te ondernemen.

Stap 2: Dagvaarding
Als uw debiteur ook na contact met ons niet betaalt, dan kunt u – met onze hulp – naar de rechter stappen. Dit gebeurt door middel van een dagvaarding. De debiteur ontvangt een officiële oproep om voor de rechter te verschijnen en zich te verantwoorden over de openstaande schuld.
Het doel van deze stap is de rechter te vragen om een uitspraak te doen over de schuld.

Stap 3: Rechtszaak
Tijdens de rechtszaak bekijkt de rechter of de schuld terecht is en neemt hij een beslissing, dit heet een vonnis. Dit vonnis bepaalt dat de debiteur moet betalen.
Het doel van de rechtszaak is om een juridische uitspraak te verkrijgen waarmee u als schuldeiser de betaling kan afdwingen. Uiteraard staan wij u bij voor, tijdens en na de rechtszaak en nemen we zoveel als mogelijk van u over.

Stap 4: Uitvoerend traject (executie)
Na dit vonnis van de rechter kunnen wij als gerechtsdeurwaarders het vonnis uitvoeren. Dit kan betekenen dat er beslag wordt gelegd op het loon, de bankrekening of op eigendommen van de debiteur.
Het doel van deze stap is om de betaling af te dwingen door middel van beslaglegging of de verkoop van goederen.

Contact tussen u en gerechtsdeurwaarder

Als u de vordering aan ons heeft overgedragen, zal de stress bij u afnemen; u hoeft voorlopig even niet om te kijken naar deze onbetaalde factuur. Toch houden we graag contact met u om u op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. Daarom heeft u tijdens het incassotraject persoonlijk contact met ons en heeft u altijd inzicht in de actuele status van uw vordering dankzij uw persoonlijke toegang tot ons online klantenportaal.
Het grote voordeel van het inschakelen van de gerechtsdeurwaarders van KroepSteghuis in plaats van een incassobureau, is dat wij bevoegd zijn om u bij elke stap in het incassotraject bij te staan. Een incassobureau kan enkel de eerste stap zetten, maar een gerechtsdeurwaarder mag ook de juridische wegen bewandelen.

Contact tussen debiteur en gerechtsdeurwaarder

Ondanks dat uw debiteur niet betaalt, is het belangrijk om de relatie tussen u en uw debiteur goed te houden. Dat is belangrijk voor de toekomst (als deze debiteur uw klant blijft), maar ook voor de reputatie van uw onderneming (u zit niet te wachten op slechte recensies). Wij treden namens u op en zorgen ervoor dat ons contact met uw debiteur altijd netjes, eerlijk en professioneel is.
Het is voor een debiteur niet prettig als er een incassotraject is opgestart, en dat begrijpen we. Door dit begrip en door correct met uw debiteur om te gaan, voorkomen of minimaliseren we conflicten.

Conservatoir beslag: de spoedprocedure

Soms is het nodig om een spoedprocedure op te starten voor het leggen van beslag. Dit wordt conservatoir beslag genoemd. Zo’n spoedprocedure is noodzakelijk als er sprake is van een grote vordering en als u vermoedt dat uw debiteur geld en eigendommen gaat verdonkeremanen.
Conservatoir beslag zorgt ervoor dat wij als gerechtsdeurwaarder (een deel van) het vermogen van uw debiteur kunnen bevriezen, in afwachting van de uitkomst van de gerechtelijke procedure. Dit is een uitkomst, want zo wordt voorkomen dat uw debiteur zijn vermogen of eigendommen verduistert.
Voor conservatoir beslag is toestemming van de rechter nodig.

Een onbetaalde factuur is een doorn in het oog, maar gelukkig is er een oplossing. Wacht dus niet af, maar kom in actie en zorg dat uw factuur betaald wordt. Neem gerust contact met ons op als u vragen heeft over het incassotraject.