Als ondernemer rekent u erop dat uw klanten hun facturen netjes betalen. Maar wat als dat niet gebeurt, en de klant bovendien stelt dat hij helemaal niets hoeft te betalen? Bijvoorbeeld omdat hij vindt dat de geleverde dienst niet goed was, of dat het product niet aan de verwachtingen voldeed? In die gevallen spreken we van een betwisting. In deze blog leggen we uit wat u in geval van een betwiste factuur kunt doen, welke stappen wij bij Kroep Steghuis voor u zetten, en waarom een goede aanpak in dit soort situaties essentieel is.
Wat is een betwisting?
Als eerste is het belangrijk om de term ‘betwisting’ goed uit te leggen. Een betwisting betekent dat een debiteur de vordering inhoudelijk aanvecht. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een klant de vordering aanvecht:
- De klant erkent de factuur niet.
- De klant vindt dat er niet is geleverd wat is afgesproken.
- De klant zegt dat hij al heeft betaald.
- Er is onenigheid over de prijs of over extra kosten.
In tegenstelling tot een gewone betalingsachterstand (bijvoorbeeld door uitstelgedrag), is er hier dus sprake van een conflict over de inhoud van de factuur of de overeenkomst.
Waarom is een zorgvuldige aanpak bij betwiste facturen belangrijk?
Wanneer een debiteur de vordering betwist, is het cruciaal om juridisch correct te werk te gaan. Want zo vergroot u de kans dat de openstaande factuur alsnog betaald wordt. En niet alleen dat, want zorgvuldig te werk gaan, beschermt ook uw professionele reputatie én kan de klantrelatie redden. Bovendien kan een onzorgvuldige of onjuiste reactie nadelig zijn als het tot een gerechtelijke procedure komt.
De aanpak van Kroep Steghuis bij betwiste vorderingen
1. Analyse van de betwisting
Zodra wij namens u contact hebben met uw debiteur en de debiteur geeft aan dat hij de vordering betwist, nemen wij direct contact met u op. We vragen u om uw kant van het verhaal: wat zijn de afspraken, wat is geleverd, zijn er eerdere klachten geweest? Op basis daarvan beoordelen we de juridische haalbaarheid van uw vordering.
2. Juridisch advies en correspondentie
Als wij van mening zijn dat uw vordering inhoudelijk sterk is, kunnen we een juridisch onderbouwde reactie opstellen namens u. Deze brief sturen we naar uw debiteur. Het bevat niet alleen een weerlegging van de betwisting, maar ook een duidelijke oproep tot betaling. Soms leidt dit alsnog tot betaling, zonder dat verdere stappen nodig zijn. Dat zou natuurlijk het mooiste scenario zijn!
3. Bemiddeling waar mogelijk
In sommige gevallen is het in uw belang om te schikken of in overleg tot een oplossing te komen. Wij kunnen daarin bemiddelen. Denk aan een betalingsregeling of een gedeeltelijke kwijtschelding, als u daarmee alsnog een deel van uw vordering veiligstelt. Deze stap nemen we natuurlijk altijd in overleg met u.
4. Procedure starten bij de kantonrechter
Als een minnelijke oplossing niet mogelijk is, kunnen wij in overleg met u een gerechtelijke procedure starten. Als gerechtsdeurwaarders zijn wij bevoegd om u als gemachtigde te vertegenwoordigen bij de kantonrechter. Dit maakt de stap naar de rechter laagdrempeliger dan wanneer u een advocaat moet inschakelen.
5. De procedure: Wat kunt u verwachten?
De procedure begint met het opstellen en betekenen van een dagvaarding. Hierin staat precies uitgelegd waarom u recht hebt op betaling. Uw debiteur krijgt vervolgens de kans om verweer te voeren. Als de rechter uw vordering toewijst, krijgt u een vonnis waarmee wij – indien nodig – tot executie kunnen overgaan, bijvoorbeeld via loonbeslag of beslag op eigendommen.
6. Kosten en afwegingen
Bij elke stap in het proces denken wij met u mee over de kosten en baten. Soms is procederen zinvol, soms niet. Als wij na beoordeling van de betwisting twijfelen aan het nut van verdere stappen, dan zeggen we dat eerlijk. Het is altijd ons doel om u op een efficiënte, juridisch correcte en kosteneffectieve manier bij te staan.
Het belang van bewijsvoering bij een betwiste factuur
Bij een betwiste vordering is goede bewijsvoering cruciaal. De rechter oordeelt immers op basis van feiten die u kunt aantonen. Denk aan offertes, opdrachtbevestigingen, e-mailcorrespondentie, leveringsbewijzen (zoals pakbonnen of track & trace-informatie), en betalingsafspraken. Hoe concreter en gedetailleerder deze documenten zijn, hoe sterker uw positie. Zelfs een korte e-mail waarin de klant akkoord geeft op een offerte, kan doorslaggevend zijn. Zorg daarom altijd dat u belangrijke afspraken schriftelijk vastlegt en goed archiveert – mondelinge toezeggingen zijn vaak moeilijk te bewijzen.
Kroep Steghuis: Uw specialist bij betwiste facturen
Bij Kroep Steghuis zijn we niet alleen incassopartner, maar ook juridisch adviseur en procesbegeleider. Zeker bij betwiste vorderingen komt het aan op kennis van het recht, oog voor nuance én strategisch handelen. U kunt erop rekenen dat wij uw zaak zorgvuldig en professioneel behandelen, van het eerste bezwaar tot aan het vonnis.
Een betwiste factuur hoeft niet het einde van uw vordering te betekenen. Met de juiste aanpak – onderbouwd, juridisch correct en afgestemd op uw belang – kan ook een betwiste vordering succesvol worden geïncasseerd. Wilt u weten hoe wij u kunnen helpen in een specifieke zaak? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
